Donner aux dirigeants de demain les moyens d’agir dès aujourd’hui grâce à des informations exploitables

Comme dans chaque numéro, l’article de couverture de Factory Miracle met à l’honneur un lauréat du prix Redzone de l’année précédente. Dans ce numéro, nous mettons en lumière la première victoire de Ventura Foods dans son usine de Chambersburg, en Pennsylvanie. Tout d’abord, parce que le sentiment dominant de cette équipe de dirigeants a été décrit par la coordinatrice de l’assurance qualité, Kathleen (Kate) Miller : « C’est un accomplissement très gratifiant, mais je pense que ce n’est que le début pour nous. Ce n’est qu’un début. Nous pouvons faire beaucoup plus et nous allons nous améliorer encore. »

L’usine de Chambersburg a été la première des douze usines Ventura à utiliser Redzone. Dirigée par Ed Czarnecki, responsable OPEX, Kathleen, Tim Berkstresser, ingénieur CI, et Amanda Bays, coordinatrice qualité, cette équipe de l’année pour l’est des États-Unis est passée de la preuve de concept (affichant une amélioration impressionnante de 20 % de la productivité en 90 jours) directement au module Conformité de Redzone et a depuis enregistré une hausse de 10 % de la productivité, avec une réduction de 89 % des produits mis en attente. Autre première pour Ventura, elle a été la première à déployer la nouvelle fonctionnalité de validation des codes de date de Redzone, dont nous verrons plus loin comment elle l’a exploitée. Comme toute grande usine le sait, le déploiement d’une nouvelle plate-forme de production sur 37 lignes n’est pas une mince affaire, et l’équipe de Chambersburg a pris très au sérieux son rôle de pionnier pour Ventura.

Elle savait qu’il s’agissait du site le plus complexe du réseau d’usines de Ventura et que les nouvelles procédures et le travail standard devaient être pertinents et facilement adoptés par les travailleurs de première ligne. C’est pourquoi elle s’est rendue sur le terrain pour recueillir directement le point de vue des travailleurs de première ligne. L’objectif était de tout mettre en œuvre pour faciliter la vie des opérateurs, afin qu’il n’y ait pas de mauvaises idées. Cette philosophie de l’échec et de la rapidité a donné d’excellents résultats et a permis d’atteindre l’objectif d’une adoption rapide.

Avant Redzone, le sol était jonché de papier et, selon Tim, les équipes de première ligne passaient le plus clair de leur temps à « mettre les points sur les “i” et les barres sur les “t” » au lieu d’améliorer le produit et les processus. Ayant commencé en tant que technicien qualité, il nous a parlé de l’ancien processus d’apparence des emballages qui impliquait ce qu’il appelait de l’artisanat : il fallait découper les morceaux d’emballage, les coller ou les scotcher sur une feuille de papier avec toutes les informations nécessaires et les envoyer à quelqu’un d’autre qui saisissait toutes ces informations sur l’ordinateur. Ces feuilles devaient être vérifiées par un superviseur car elles étaient utilisées dans l’atelier pour les contrôles de qualité de chaque programme de production. Les illustrations devaient encore être classées, de sorte que les techniciens terminaient leur journée en classant des paquets de 7 à 10 pages provenant de l’ensemble de l’équipe. Et comme pour la plupart des processus papier, c’était un défi lorsqu’un responsable d’audit demandait à effectuer un contrôle. En effet, quelqu’un devait extraire ce papier et le comparer avec le cycle de production en question.

L’équipe dispose désormais de toutes les données de production et de qualité stockées numériquement dans Redzone. Ainsi, les informations d’origine sont stockées et peuvent être consultées ultérieurement en quelques clics sur l’iPad. Selon Tim, cela « nous a fait passer d’une fonction de contrôle qualité (QC) (vérifier les produits des autres) à un véritable travail d’assurance qualité (QA). »

« Ce qui est vraiment important ici », ajoute Ed, « c’est la possibilité d’accéder aux données lorsque nous en avons besoin. Je reçois des appels téléphoniques du service qualité matin, midi et soir, et même le week-end, pour me demander : « Quelqu’un a dit que quelque chose n’allait pas dans ce cycle. Pouvez-vous y jeter un coup d’œil et me dire ce qu’il faut faire ? En cinq minutes, je peux facilement obtenir le rapport et le leur envoyer par e-mail. Le plus important, ce sont les données, et non ce que je vois sur les illustrations. Toutes les données dont ils ont besoin se trouvent dans le système. »

Matt Stowell, superviseur de la production, explique : « La vision de cette usine et des superviseurs de première ligne est d’être plus analytique dans notre travail et de se concentrer davantage sur l’amélioration continue. Maintenant, c’est le jour et la nuit. Nous consultons les données, analysons les informations et c’est parti. »

Et des données, ils en ont… Selon Ed, « nous produisons environ 1 600 UGS avec 285 variations de 56 codes de date différents. C’était un gros problème pour nous. Grâce à Redzone, nous avons créé entre 10 et 12 000 caractéristiques pour répondre aux demandes de nos clients en matière de date limite de consommation, de durée de conservation, etc. En réalité, nous en sommes maintenant à 15 000 caractéristiques. Avec autant de variations, nous voulions faciliter la tâche des inspecteurs. C’est pourquoi nous utilisons des dates de code invisible en arrière-plan dans Redzone. Celles-ci sont affichées au moment opportun pour correspondre à la production.

Les opérateurs saisissent désormais les informations estampillées sur la boîte et si elles ne correspondent pas aux codes de Redzone, nous le savons tout de suite. Il n’est plus nécessaire d’arrêter la ligne pour vérifier le premier cas. Fini l’artisanat ! Auparavant, nous aurions pu travailler pendant toute une journée avant de nous rendre compte que nous n’utilisions pas les bonnes dates. »

Kathleen ajoute : « Je suis très impliquée dans les audits de clients ou même dans les audits SQF, et le simple fait d’avoir Redzone pour présenter et montrer tous nos contrôles de qualité nous rassure sur les données que nous montrons aux responsables d’audit. C’est un gage de confiance pour l’ensemble du personnel, qui sait que tout le monde saisit les bonnes données. Les audits vous rendent nerveux. » ajoute Karen Cornett, responsable de l’assurance qualité. « Ils vous mettent dans tous vos états et vous inquiètent. « Allons-nous trouver le papier ? Que demandent-ils ? » Nous n’avons plus à nous en soucier. En effet, il suffit de quelques minutes pour retrouver une UGS, une date ou une ligne. Tout est déjà là où nous en avons besoin. »

Vous pouvez imaginer à quel point l’équipe est fière d’avoir créé un processus aussi innovant avec une toute nouvelle fonctionnalité d’un tout nouveau produit. Fière au point d’arrêter la production de l’usine pour la photo de couverture relative à la distanciation sociale ! « J’étais vraiment ravi d’apprendre que nous avions remporté un prix Redzone. » Jamie Gearhart, chef de l’équipe A, a déclaré : « C’était encourageant parce que nous avons tous travaillé très dur et nous nous sommes serrés les coudes pour accomplir quelque chose. Les erreurs de codage étaient l’un de nos plus gros problèmes avant Redzone. Les opérateurs apprécient vraiment le fait que s’ils commettent une erreur, celle-ci est automatiquement détectée et ils peuvent la corriger immédiatement avant de produire de mauvais produits. » Crystal Selak, responsable de l’équipe d’assurance qualité pour l’équipe A, ajoute : « C’était vraiment agréable d’être reconnue comme l’usine phare de Ventura. Je sais à quel point nous avons contribué à l’amélioration de l’entreprise en suggérant simplement : « Et si nous essayions cela ? Ce serait peut-être mieux. » La paperasse était tellement abondante et les employés effectuaient leurs tâches artistiques de différentes manières. Aujourd’hui, tout est beaucoup mieux organisé. Soit c’est bien, soit c’est mal. »

Pour ne pas être en reste, Carla Ryder, une autre chef d’équipe de l’équipe A, a fait part de ses réflexions : « J’ai été ravie de remporter ce prix et j’ai été choquée de voir tout ce que nous avons mis en œuvre en si peu de temps. Auparavant, nous ne savions pas si les employés effectuaient correctement leurs contrôles. Désormais, nous disposons des données dont nous avons besoin et des données de Redzone qui nous permettent de savoir que nous avons bien fait les choses. » « Je dirais qu’il y a ici beaucoup d’acteurs clés dans l’usine », ajoute Donnie Hughes, directeur des opérations. « Beaucoup d’entre eux ont été très impliqués dans le développement de Redzone tout au long du processus. On voit vraiment la fierté, l’estime de soi de ces employés. Ce prix représentait beaucoup pour eux. Ce jour-là, l’ambiance était vraiment incroyable. » « Cette fierté se manifeste chaque fois que nous les félicitons », ajoute Carla. « S’ils font quelque chose de spécial et ne sont pas récompensés, ils nous le font savoir. »

Avec un tel alignement de l’équipe, on comprend pourquoi elle a remporté le prix de l’équipe de l’année, mais ce n’est pas tout. Pour mettre en œuvre une nouvelle solution à cette échelle, il faut tout un village, et c’est ainsi que Ventura l’a abordé. Ils ont compris la valeur de la communication entre tous et en ont profité. Matt explique : « La possibilité de communiquer davantage par voie numérique a vraiment ouvert de nombreuses portes et je pense que cela ne fera que s’accroître. Nous recevons beaucoup de commentaires de la part des employés parce qu’ils peuvent désormais s’exprimer et qu’ils n’ont plus peur de soulever un problème. Cela a vraiment ouvert la voie à d’autres solutions. »

Les solutions proviennent d’ailleurs des deux côtés, entre l’équipe de mise en œuvre et le personnel. Tim explique : « Je n’ai jamais laissé le mieux faire obstacle au mieux. L’une des personnes qui me l’a prouvé, c’est Ed, car sa stratégie était la suivante : « Faites-le et voyons si ça marche. Si ce n’est pas le cas, nous y remédierons. » Et c’est ainsi que nous avons procédé. Nous sommes sortis, nous avons commencé à faire des choses et il y a beaucoup de choses que nous avons faites deux ou trois fois jusqu’à ce que nous réussissions. Je partage l’avis de Kathleen, selon lequel nous n’avons fait qu’effleurer les possibilités qui s’offrent à nous, en particulier ce que nous pouvons permettre aux employés sur le terrain de faire. Selon moi, les équipes de première ligne ont cessé d’être réactives pour devenir plus proactives, non seulement en ce qui concerne Redzone, mais aussi dans tous les domaines. »

« J’apprécie particulièrement le fait de pouvoir voir toute l’activité de l’espace de discussion », déclare Eric Varner, directeur des opérations. « En tant que responsable, on regarde ce que les employés tapent et on voit ce qui se passe. On peut voir les discussions de la première équipe, de la deuxième équipe ou des équipes A-B-C-D. Nous fonctionnons 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il est donc intéressant de disposer de cette fonctionnalité. Chacun d’entre eux peut communiquer entre eux, et nous pouvons le voir. » « Et entre les services », ajoute Karen, « il ne s’agit pas seulement du traitement, de la production ou de l’assurance qualité. Maintenant, nous communiquons tous. Cela nous a permis d’être encore plus efficaces qu’avant, car maintenant nous communiquons et nous pouvons tout voir en temps réel. »

Ed ajoute : « Les possibilités de normalisation et d’amélioration sont encore plus nombreuses. Comme nous l’avons indiqué, une amélioration de 30 % de la productivité n’est qu’un début pour nous. Nous devons simplement continuer à éliminer les obstacles pour les employés sur le terrain afin de faciliter leur réussite. Plus on leur facilite la tâche, plus ils sont heureux et plus ils sont susceptibles de nous faire part de leurs idées. Je reçois cinq à six e-mails par jour, même le week-end. Désormais, ce sont les équipes de terrain qui suggèrent les améliorations, alors qu’auparavant, on les poussait plutôt à le faire. Dans l’ensemble, notre culture s’est vraiment améliorée. La communication est essentielle pour tout le monde et tout au long du processus en obtenant les avis de chacun, dans les deux sens, du personnel de terrain jusqu’au directeur de l’usine. Nous disposons de données qui nous permettent de prendre des décisions en matière de gestion. En outre, nous disposons des données nécessaires pour déterminer qui sont nos dirigeants en devenir. Cela nous permet d’avoir une confiance énorme dans ce que nous pourrons faire à l’avenir ! »