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Verbesserung der Prozesssteuerung für eine handwerkliche Bäckerei, die ein breites Produktsortiment von 320 Artikeln (SKUs) herstellt.
Einführung der QAD Redzone Connected Workforce-Lösung im Unternehmen und Zusammenarbeit mit einem Coach bei der Implementierung aller vier Module zwischen 2017 und 2022.
Companion Baking Co. ist ein führender Brothersteller mit Sitz in St. Louis, Missouri. Das Unternehmen stellt in seiner 4.000 Quadratmeter großen Anlage Brot und Gebäck her, verkauft frische Produkte im Großhandel, beliefert per Lkw Restaurants und Lebensmittelgeschäfte in der Umgebung und versendet tiefgefrorenes Brot an andere Standorte. Darüber hinaus betreibt die Bäckerei ein Café, in dem sie ihre Waren verkauft. Mehr als 80 Mitarbeiter sind in dem Unternehmen tätig, darunter 65 Fertigungsmitarbeiter.
Companion Baking zeichnet sich durch Forschung und Entwicklung aus, passt Produkte entsprechend den jeweiligen Kundenwünschen an und entwickelt kleinere Chargen, um den Kundenbedürfnisse gerecht zu werden. „Wir gehen auf unsere Kunden ein und entwickeln, was sie sich wünschen“, erklärt Suman Shekar, Operations Manager. Neue Mitarbeiter werden in einer lichtdurchfluteten Anlage im Bereich der Rezepte und Prozesse der Brotherstellung des Unternehmens geschult. Für die Teigherstellung nutzt das Backteam halbautomatisierte Prozesse, darunter große Mixer, und arbeitet an vier Brottrennlinien und einer Gebäcklinie. Die Brote und das Gebäck werden in 10 Stikkenöfen und 2 Etagenöfen gebacken.
Suman Shekar stieß im Jahr 2016 zu Companion Baking und erhielt den Auftrag, die operative Effizienz zu verbessern. Sie sah die QAD Redzone Connected Workforce-Lösung bei einer Kundenveranstaltung in Aktion und war von den zahlreichen Funktionen begeistert, einschließlich der Kommunikationstools für die Belegschaft und der digitalen Compliance-Prozesse. „Warum nutzen wir das noch nicht?“, dachte sie sich. Shekar erkannte jedoch, dass Companion Baking noch nicht bereit war, die Lösung im gesamten Unternehmen einzuführen: Denn das Unternehmen musste zunächst die Dokumentation seiner Prozesse optimieren.
Um dafür eine solide Grundlage zu schaffen, führte Shekar Zeitstudien für 320 SKUs durch. Ihr Ziel bestand darin, ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie lange es dauerte, bis jedes Projekt und jede Aufgabe abgeschlossen war. Suman Shekar traf sich anschließend mit dem Team von QAD Redzone, um mehr über die Lösung zu erfahren und herauszufinden, ob Synergien bestehen. Während viele Hersteller ihren Schwerpunkt auf die Verbesserung der OEE legen, war Shekar eher an der Optimierung einzelner Aktivitäten interessiert, die sich direkt auf SKUs auswirken. Darüber hinaus wollte sie herausfinden, ob QAD Redzone in der Lage ist, die wichtigsten Funktionen bereitzustellen, die vom Backteam benötigt wurden.
„Jeder einzelne unserer Bäcker meinte, dass es durchaus vorteilhaft wäre, wenn wir auf eine Art digitale Kommunikation über den Zeitplan zugreifen könnten, um zu wissen, ob sie im Rückstand oder pünktlich sind und ob sie gute Arbeit leisten“, erklärte Shekar. „Unser Backteam erhielt damals keinen konkreten Einblick in den Prozessablauf eines jeden Tages und ob es Anpassungen vornehmen und bis spät in die Nacht bleiben musste, um die Arbeit zu beenden. Das führte dazu, dass sie sich jeden Tag aufs Neue überrumpelt fühlten.“
Die Führungskräfte von Companion Baking holten auch Angebote von anderen Anbietern ein. Dabei stellten sie jedoch fest, dass ihnen für jedes Funktionsupdate Gebühren in Rechnung gestellt werden würden. Im Gegensatz dazu war das Team von QAD Redzone bereit, die Lösung an die individuellen Bedürfnisse von Companion Baking anzupassen.
Suman Shekar fügte hinzu, dass sie einem Anbieter – einer Softwareentwicklungsfirma – von der Expertise von QAD Redzone erzählt habe. „Wir haben ihnen erklärt, dass QAD Redzone über Kommunikationstools wie Chats und Huddles sowie digitale Dokumentation verfügt. Und der Verkäufer meinte daraufhin: ‚Sie sollten sich nicht für uns entscheiden, sondern für diesen Anbieter.‘ Und ich denke, das war gut zu hören und hat uns darin bestätigt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben.“
Die Führungsebene der Bäckerei hat 2017 beschlossen, das QAD Redzone-Modul „Productivity“ einzuführen.
Die Coaches von QAD Redzone arbeiteten Hand in Hand mit dem Companion Baking-Team zusammen, um während eines 90-Tage-Sprints fünf messbare Lean-Standardziele zu erreichen:
Zuerst vernetzte Companion Baking wichtige Maschinen wie Trennmaschinen und Sammelpacker mit Sensoren. Der nächste Schritt bestand darin, den Fertigungsmitarbeitern eine digitale Identität zu geben, damit sie miteinander kommunizieren, die Prozesse tracken und Daten eingeben konnten. Dazu unterstützte QAD Redzone das Unternehmen bei der Anschaffung und Bereitstellung von Tablets, die speziell für die raue Werksumgebung aufgerüstet wurden.
Die digitale Transformation ging auch mit Herausforderungen einher. Die Teammitglieder zeigten sich anfangs etwas zurückhaltend, QAD Redzone einzuführen, da sie die Anwendung zunächst als kompliziert empfanden. Das Produktionsteam entwickelte sich von einer Umgebung mit undokumentierten Prozessen zu einer Umgebung, in der es Daten während des gesamten Brotbackzyklus erfassen sollte.
Suman Shekar arbeitete mit zwei der leitenden Mischer des Unternehmens zusammen, um die Ziele der Datenerfassung von QAD Redzone genauer zu erläutern. Während des Meetings mit den Mischern erläuterten sie, inwiefern der Prozess vereinfacht werden kann, um die Produktionsbedingungen besser widerzuspiegeln.
Die Teammitglieder fingen Schritt für Schritt an, das System zu nutzen und empfahlen, weitere Prozesse damit zu erfassen.
Sobald das Team vollkommen an Bord war, konnten schnelle Produktivitätssteigerungen verzeichnet werden: Die OEE-Steigerung wuchs in nur zwei Monaten um 30 %. Nach sechs Monaten auf ganze 60 %. „Jetzt, im täglichen Geschäft, liegt sie bei 80 % und mehr“, betont Shekar.
Aufgrund des größeren Engagements und der signifikanten Geschäftsergebnisse beschloss die Führungsebene von Companion Baking, auch die verbleibenden QAD Redzone-Module einzuführen: Compliance, Reliability und Learning.
Compliance stellte dabei die nächste Herausforderung dar. „Wir haben nicht in Echtzeit berichtet“, so Suman Shekar. „Wir hatten das Gefühl, überhaupt keine Rückverfolgbarkeit zu haben. Wir wussten, dass wir in diesem Bereich einen besseren Ansatz benötigten.“
Die digitalen Prozesse von QAD Redzone veränderten die Compliance-Verfahren im Unternehmen. Suman Shekar betonte, dass sich die Moral mit dem Compliance-Modul verbessert habe. „Als wir Compliance einführten, waren alle mit der Verwendung von QAD Redzone einverstanden und fragten uns, ob wir Prüfungen für verschiedene Prozesse erstellen könnten. Das war der beste Teil daran.“ Sowohl unsere Sanitär- als auch unsere Vertriebsteams fingen an, es zu verwenden. Das Verkaufsteam protokollierte Datenblätter, während es auf die Kunden des Lebensmittelgeschäfts zuging, und verkündete: „Es läuft super, wir sind bei 98 % Compliance.“
Mittlerweile führt das Unternehmen monatliche Begehungen der Bäckerei sowie fortlaufende Teigtemperatur- und Barcode-Kontrollen durch, um die Einhaltung des Food Safety Modernization Act (FSMA) zu gewährleisten. Dadurch kann das Companion Baking-Team innerhalb von nur 30 Minuten einen simulierten Rückruf durchführen – was deutlich schneller ist als die zwei Stunden, die es zuvor dafür benötigte.
„Unser Erfolg besteht im Grunde darin, dass wir mittlerweile viel mehr Kontrollen durchführen können als zuvor“, führt Shekar aus.
Das Unternehmen hat die Kundenbeschwerden von durchschnittlich 7 auf lediglich 4 pro Monat reduziert. Darüber hinaus beziehen sich diese Beschwerden in der Regel auf untergeordnete Probleme, z. B. auf Produktfärbungen oder die Art und Weise, wie Brot geschnitten wird, und nicht auf Bedenken hinsichtlich der Lebensmittelsicherheit.
Papierlose Compliance-Prozesse führten zu einer weiteren Verbesserung der Arbeitsmoral, als die Mitarbeiter feststellten, dass sie nun vorhersagen konnten, wann der Teig fertig zum Backen sein würde. Da die Daten in QAD Redzone gespeichert waren, wussten die Mitarbeiter, dass sie anhand des jeweiligen Teigtemperaturbereichs vorhersagen konnten, wann der Teig zum Teilen, zweiten Gehen und Backen bereit war. Dadurch konnten die Bäcker ihre Zeitpläne besser steuern, da sie wussten, dass sie in 8,5 Stunden Feierabend machen konnten, anstatt 1,5 Stunden länger auf das Aufgehen des Teigs zu warten. Das verschaffte den Bäckern die Work-Life-Balance, nach der sie sich sehr lange gesehnt hatten.
Darüber hinaus hat das Unternehmen die Transparenz der Teigtemperaturdaten erhöht, um mehr Produkte herzustellen und Abfall zu reduzieren. Companion Baking hat seine Füllrate von 96 % auf 99,5 % gesteigert – eine Kennzahl, die das Unternehmen öffentlich teilt und dadurch seine Glaubwürdigkeit bei den Kunden stärkt.
Vor dem Einsatz von QAD Redzone verzeichnete das Unternehmen Ertragsverluste von 25 %. Mithilfe der Daten von QAD Redzone und der neuen Ausstattung konnte Companion Bakery die Ertragsverluste auf 3 % senken. Darüber hinaus hat das Unternehmen den Deponieabfall um 92 % reduziert, was zu Verbesserungen im Bereich Nachhaltigkeit im Unternehmen und zu Kostensenkungen führte.
„Wir haben festgestellt, dass Müll unser Problem ist“, reflektiert Suman Shekar. „Wir haben den Teig immer wieder neu angemischt, weil wir nicht die richtige Menge erhielten. Das verursachte Probleme bei unserem Abfallunternehmen. Mittlerweile haben wir unsere Müllpresse durch einen Kompostierer ersetzt, wir recyceln und erzeugen nur eine kleine Menge Müll.“
Das Unternehmen hat zudem eine neue Kennzahl namens Mülleffizienz entwickelt – den Gesamtumsatz dividiert durch die Menge an erzeugtem Müll. Die Kennzahl ist in den vergangenen sechs Jahren von einem Tiefstand von 6 US-Dollar auf einen Höchststand von 26 US-Dollar gestiegen. Suman Shekar hob hervor, dass die Kennzahl einen Einblick in die Produktqualität, die Produktionseffizienz und den Durchsatz des Unternehmens gewährt.
Nachdem das Team außergewöhnliche Compliance-Erfolge erzielt hatte, war es äußerst motiviert, das QAD Redzone-Modul Reliability einzuführen.
Zuvor verwendete Shekar ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS), um alle Arbeitsaufträge für die Maschinenwartung zu verwalten. Die Bäcker konnten zwar Anfragen stellen, allerdings nur wenige, da die Software zu kompliziert war.
Suman Shekar nahm einen Wartungstechniker zu einer Kundenvorführung mit, um das QAD Redzone-Modul „Reliability“ in Aktion zu erleben. Sie war jedoch der Meinung, dass es für ihren kleineren Standort zu kostspielig war. Doch dann – zu Beginn der Coronapandemie – fiel einer der großen Mixer des Unternehmens drei Wochen lang aus, was das Unternehmen mehr als 9000 Kilogramm Teig kostete, den es in Produkte hätte verarbeiten und verkaufen können.
„Das war ein sehr großer Verlust für uns“, erinnert sich Shekar. „Wir haben schnell festgestellt, dass wir den Ausfall hätten verhindern können. Unsere Bäcker teilten uns mit, dass sie ein seltsames Geräusch gehört haben, doch diese Information erreichte das Wartungsteam nicht.“
Mit QAD Redzone können Produktionsteams ein Foto oder Video eines besorgniserregenden Zustands einer Maschine aufnehmen und es automatisch zur Überprüfung an die Wartung weiterleiten. Der Zuverlässigkeitskoordinator erhält alle diese „Symptome“, überprüft sie im Laufe des Tages und leitet einzelne Aufträge an das Wartungsteam weiter, um die Anfragen zu genehmigen oder abzulehnen.
„Unsere Bäcker geben neue Probleme ein, die ihnen begegnen, und wir überprüfen sie jeden Tag. Wenn sie etwas bemerken, das ein wenig locker ist, können wir es reparieren und einen größeren Schaden verhindern, wie den großen Mischer, der damals ausgefallen ist“, erklärt Shekar. „Wir haben viele dieser Fehler vermeiden können, da jeder auf seine iPads zurückgreift und Videos aufnimmt.“
Companion Baking schloss seine QAD Redzone-Implementierung mit Modul „Learning“ ab, das im Jahr 2022 eingeführt wurde.
„Das Modul „Learning“ hätte zu keinem besseren Zeitpunkt eingeführt werden können“, so Suman Shekar, die betonte, dass das Unternehmen die Erfahrung und das Know-how seines Teams nutzen und auch die Kosten für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter senken wollte.
Als Erstes gestaltete Companion Baking sein Onboardingprogramm neu, um das Feedback der Mitarbeiter zu berücksichtigen, dass das Erlernen neuer Prozesse einschüchternd war, wodurch sie sich fragten, ob sie im Unternehmen bleiben oder kündigen sollten.
Mit dem neuen Onboardingprogramm erhalten die Mitarbeiter am ersten Tag eine Karte mit ihrem QAD Redzone-Benutzernamen und -Passwort und ihnen wird ein Buddy zur Seite gestellt. Sie machen einen Rundgang durch die Anlage, einschließlich der Produktionsbereiche und des Pausenraums, und lernen weitere Mitarbeiter kennen. Neue Mitarbeiter nutzen anschließend QAD Redzone, um ein Onboardingvideo anzusehen, das eine digitale Begrüßung, die Geschichte des Unternehmens und Informationen zu Produktionsprozessen umfasst.
Darüber hinaus verfügt jede Abteilung über ein eigenes digitales Schulungsprogramm mit Videos zur Bedienung der Maschinen sowie hilfreichen Tipps und Tricks. Die Mitarbeiter erstellen ihre eigenen Materialien und erweitern so dadurch kontinuierlich das Repertoire an Schulungsinhalten. Die Mitarbeiter können mit einem Klick auf Schulungen zugreifen, ihr Wissen über wichtige Prozesse auffrischen oder verschiedene Bereiche der Bäckerei kennenlernen.
„Meine Lieblingsfunktion von QAD Redzone sind die Inhalte, die man erstellen kann“, bekräftigt Shekar.
Mitarbeiter sind engagierter und nutzen QAD Redzone, um Erkenntnisse zu notieren und mit ihren Kollegen zu teilen. Während die Mitarbeiterbindung in diesem hart umkämpften Markt immer noch eine Herausforderung darstellt, hat Companion Baking dank QAD Redzone die Kosten für die Mitarbeiterfluktuation und das digitale Lernen spürbar gesenkt.
Mithilfe von QAD Redzone konnte Companion Baking eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung mit höherer OEE und Produktivität, höherer Produktqualität und einer äußerst engagierten Belegschaft etablieren.
Auf die Frage, wie sie QAD Redzone einem anderen Unternehmen beschreiben würde, antwortete Shekar: „Legen Sie den Bereich fest, auf den Sie Ihren Schwerpunkt legen möchten, und erzielen sie dort spürbare Fortschritte. Für unser Unternehmen war es eine Verbesserung der Kommunikation, doch der Zusatzgewinn war dabei die Steigerung der Produktivität.“
„QAD Redzone hat uns in den entscheidenden Bereichen zur Seite gestanden und uns dabei unterstützt, Verbesserungen auf den Weg zu bringen, von denen wir nicht einmal wussten, dass sie möglich sind“, fasst Suman Shekar abschließend zusammen.
