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Améliorer le contrôle des processus pour une boulangerie artisanale fabriquant une vaste gamme de produits comprenant 320 unités de gestion des stocks (UGS).
Déploiement de QAD Redzone, solution de main-d’œuvre connectée avec l’implémentation de ses quatre modules entre 2021 et 2022.
Companion Baking Co. est l’un des principaux producteurs de pain situé à Saint-Louis, dans le Missouri. L’entreprise fabrique du pain et des pâtisseries dans ses installations de 4180 mètres carrés, vendant des produits frais en gros, les transportant par camion vers les restaurants et les épiceries artisanales de la région, et expédiant du pain congelé vers d’autres endroits. De plus, la boulangerie exploite un café où elle vend ses marchandises. Plus de 80 collaborateurs travaillent pour l’entreprise, dont 65 travailleurs de première ligne.
Companion Baking se différencie en menant des activités de R&D, en personnalisant les produits et en développant des lots plus petits pour répondre aux besoins des clients. « Nous répondons aux besoins de nos clients et construisons ce qu’ils veulent », explique Suman Shekar, directeur des opérations. Les nouveaux collaborateurs sont formés sur les recettes et les processus de fabrication du pain de l’entreprise dans une installation lumineuse. L’équipe de boulangerie utilise des processus semi-automatisés, y compris de grands mélangeurs, pour faire la pâte, en travaillant sur quatre lignes de séparation du pain et une ligne de viennoiserie. Les pains et les viennoiseries sont cuits dans 10 fours rotatifs et deux fours à étages.
Mme Shekar a rejoint Companion Baking en 2016 avec pour objectif d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Elle a vu QAD Redzone, solution de main-d’œuvre connectée en action lors d’un événement client et a été enthousiasmée par les fonctionnalités, y compris les outils de communication pour le personnel et les processus de conformité numérique. « Pourquoi n’avons-nous pas déjà cela ? » a-t-elle pensé. Cependant, Mme Shekar s’est rendu compte que Companion Baking n’était pas encore prêt à déployer la solution : L’entreprise devait d’abord simplifier la documentation de ses processus.
Pour établir une base solide, Mme Shekar a réalisé des études de temps sur 320 UGS. Son objectif était de comprendre combien de temps chaque projet et chaque tâche prenait pour être réalisé. Mme Shekar a ensuite rencontré l’équipe de QAD Redzone pour en savoir plus sur sa solution et voir s’il y avait des synergies. Alors que de nombreux fabricants se concentrent sur l’amélioration du TRG, Mme Shekar était plus préoccupée par l’optimisation des activités liées aux UGS. De plus, elle voulait voir si QAD Redzone était en mesure d’offrir les fonctionnalités clés demandées par l’équipe de boulangerie.
« Chacun de nos boulangers a dit que ce serait vraiment bien si nous pouvions avoir une communication numérique pour le planning, qu’ils soient en retard, à l’heure ou qu’ils se débrouillent bien pour la journée », a expliqué Mme Shekar. « Notre équipe de boulangerie ne savait pas comment se déroulait chaque journée et ne faisait pas en sort de faire des ajustements et de rester tard pour terminer le travail. En conséquence, ils se sont sentis pris au dépourvu chaque jour. »
Les dirigeants de Companion Baking ont également rencontré d’autres fournisseurs, mais ont réalisé qu’ils devraient payer pour chaque mise à jour de fonctionnalité. À l’inverse, l’équipe de QAD Redzone a souhaité adapter la solution aux besoins de Companion Baking.
Mme Shekar a déclaré qu’elle avait parlé à un fournisseur, une société de développement de logiciels, des capacités de QAD Redzone. « Nous lui avons dit que QAD Redzone dispose d’outils de communication tels que des chats, des petits groupes et de la documentation numérique. Et le fournisseur a dit : « Ne venez pas chez nous, allez avec eux. » Et je pense que c’était bon à entendre et cela a confirmé que nous prenions la bonne décision. »
Les dirigeants de la boulangerie ont décidé d’aller de l’avant avec le module de productivité QAD Redzone en 2017.
Les coachs QAD Redzone ont travaillé avec l’équipe de Companion Baking pour atteindre cinq objectifs du parcours Lean standard et mesurables au cours d’un sprint de 90 jours :
Companion Baking a commencé par la connexion d’équipements clés, tels que des machines à diviser et des encaisseuses, avec des capteurs. L’étape suivante consistait à donner à ses travailleurs de première ligne une identité numérique et à leur permettre de communiquer, de suivre et de saisir des données. Pour cela, QAD Redzone a aidé l’entreprise à acquérir et à déployer des tablettes spécialement mises à niveau pour résister à un environnement d’usine difficile.
Le parcours de la transformation numérique n’a pas été sans défis. Au départ, les membres de l’équipe étaient quelque peu réticents à adopter QAD Redzone, car ils le trouvaient compliqué à utiliser. L’équipe de production passait d’un environnement avec des processus non documentés à un environnement où elle était censée saisir des données tout au long du cycle de fabrication du pain.
Mme Shekar a travaillé avec deux des principaux mélangeurs de l’entreprise pour expliquer les objectifs de saisie de données QAD Redzone. Lors de la réunion avec les mélangeurs, ils ont fourni des détails sur la façon de simplifier le processus pour mieux refléter les conditions de production.
Les membres de l’équipe ont commencé à utiliser le système et à recommander d’autres processus à mettre en place avec celui-ci.
L’adhésion de l’équipe a permis de réaliser des gains de productivité rapides : L’augmentation du TRS/TRG (OEE) de 30 % s’est faite en deux mois seulement. En six mois, il est passé à 60 %. « Aujourd’hui, sur les cycles quotidiens, il est de 80 % et plus », explique Mme Shekar.
Avec un engagement plus important et des résultats commerciaux significatifs, l’équipe de direction de Companion Baking a décidé de déployer les modules QAD Redzone restants : conformité, fiabilité et formation.
La conformité était le prochain défi. « Nous ne faisions pas de rapports en temps réel », explique Mme Shekar. « J’avais l’impression que notre traçabilité n’existait pas. Nous savions que nous devions faire mieux. »
Les processus numériques de QAD Redzone ont transformé les procédures de conformité de l’entreprise. Mme Shekar a déclaré que le moral s’était amélioré grâce au module de conformité. « Au moment où nous avons lancé le module Conformité, tout le monde avait accepté QAD Redzone. Nous avons commencé à nous demander si nous pouvions créer des contrôles pour différents processus. C’était la meilleure partie. » Nos équipes de nettoyage et de vente ont commencé à l’utiliser. L’équipe de vente enregistrait les fiches techniques pendant qu’elle guidait les clients de l’épicerie et disait : « Super, nous sommes à 98 % de conformité. »
Désormais, l’entreprise effectue des visites mensuelles de la boulangerie ainsi que des contrôles continus de la température de la pâte et des codes-barres, afin d’assurer la conformité avec la loi Food Safety Modernization Act (loi sur la modernisation de la sécurité alimentaire (FSMA)). Par conséquent, l’équipe de Companion Baking peut désormais effectuer un rappel fictif en seulement 30 minutes, soit beaucoup plus rapidement que les deux heures qu’il fallait auparavant.
« Notre succès réside vraiment dans le fait que nous sommes en mesure d’effectuer beaucoup plus de vérifications maintenant, ce que nous n’avions jamais fait auparavant », déclare Mme Shekar.
L’entreprise a réduit le nombre de plaintes des clients en passant d’une moyenne de sept à seulement quatre par mois. De plus, ces plaintes portent généralement sur des problèmes de niveau inférieur, sur la coloration du produit ou sur la façon dont le pain est tranché, plutôt que sur des problèmes de salubrité des aliments.
Les processus de conformité numérisés ont encore amélioré le moral, lorsque les collaborateurs ont réalisé qu’ils pouvaient désormais prédire quand la pâte serait prête à cuire. Grâce aux données stockées dans QAD Redzone, les collaborateurs savaient que si la pâte se trouvait dans une certaine plage de température, ils pouvaient prédire quand elle serait prête pour la division, la fermentation secondaire et la cuisson. En conséquence, les boulangers pouvaient mieux contrôler leurs horaires, sachant qu’ils pouvaient partir au bout de 8,5 heures de travail plutôt que de rester 1,5 heure de plus à attendre que la pâte lève. Cela a donné aux boulangers l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée dont ils rêvaient depuis longtemps.
En outre, l’entreprise a tiré parti d’une plus grande transparence dans les données de température de la pâte pour produire plus de produits et réduire le gaspillage. Companion Baking a augmenté son taux de remplissage de 96 % à 99,5 %, une mesure qu’elle partage publiquement et qui renforce sa crédibilité auprès des clients.
Avant de mettre en place QAD Redzone, l’entreprise enregistrait des pertes de rendement de 25 %. Grâce aux données de QAD Redzone et à de nouveaux équipements, Companion Bakery a réduit les pertes de rendement à 3 %. En outre, l’entreprise a réduit le gaspillage de 92 %, améliorant ainsi la durabilité de l’entreprise et diminuant les coûts.
« Nous avons réalisé que les déchets étaient notre problème », explique Mme Shekar. « Nous refaisions la pâte encore et encore parce que nous n’obtenions pas le bon rendement. Cela posait des problèmes à notre entreprise de gestion du gaspillage. Maintenant, nous avons remplacé notre compacteur par un composteur, nous recyclons et ne générons qu’une petite quantité de déchets. »
L’entreprise a créé une nouvelle mesure qu’elle appelle l’efficacité des déchets, ce qui signifie que les ventes totales sont divisées par les kilos de déchets créés. L’indicateur est passé d’un creux de 6 $ à un pic de 26 $ au cours des six dernières années. Selon Mme Shekar, cet indicateur donne un aperçu de la qualité des produits, de l’efficacité de la production et du débit de l’entreprise.
Après avoir obtenu des résultats exceptionnels en matière de conformité, l’équipe était très motivée pour déployer le module de fiabilité QAD Redzone.
Auparavant, Mme Shekar utilisait une gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour gérer tous les bons de travail pour l’entretien de l’équipement. Si les boulangers pouvaient soumettre des demandes, peu l’ont fait, car le logiciel était trop compliqué.
Mme Shekar a emmené un technicien de maintenance à une démonstration sur le site d’un client pour voir le module de fiabilité QAD Redzone en action, mais elle pensait que c’était trop coûteux pour son petit site. Puis, au début de la pandémie, l’un des grands mélangeurs de l’entreprise est tombé en panne pendant trois semaines, ce qui a coûté à l’entreprise 9072 kilos perdus de pâte qu’elle aurait pu convertir en produits et vendre.
« C’était une grosse perte pour nous », a déclaré Mme Shekar. « Très vite, nous nous sommes rendu compte que nous aurions pu éviter la panne. Nos boulangers nous ont dit qu’ils avaient entendu un bruit bizarre, mais cette information n’est pas parvenue à l’équipe de maintenance. »
Avec QAD Redzone, les équipes de production peuvent prendre une photo ou une vidéo d’un état préoccupant de l’équipement et l’envoyer automatiquement à la maintenance pour examen. Le coordinateur de fiabilité reçoit tous ces « symptômes », les examine tout au long de la journée et envoie les éléments à l’équipe de maintenance pour approuver ou refuser les demandes.
« Nos boulangers soumettent de nouveaux problèmes qu’ils voient, et nous les vérifions tous les jours. S’ils remarquent quelque chose d’un peu lâche, nous pouvons le réparer et prévenir un événement catastrophique, comme cela a été le cas avec le gros mélangeur qui est tombé en panne », a déclaré Mme Shekar. « Nous avons évité beaucoup de ces erreurs, étant donné que tout le monde prend son iPad et enregistre des vidéos. »
Companion Baking a conclu son implémentation de QAD Redzone avec le module de formation, qui a été déployé en 2022.
« Le module de formation est arrivé à point nommé », se réjouit Mme Shekar, qui a déclaré que l’entreprise souhaitait tirer parti de l’expérience et des connaissances de son équipe et réduire les coûts d’embauche et de formation de nouveaux collaborateurs.
La première chose que Companion Baking a faite a été de repenser son processus d’intégration pour répondre aux retours des collaborateurs selon lesquels la formation sur de nouveaux processus était intimidante et les amenait à se demander s’ils devaient rester ou partir.
Avec le nouveau processus d’intégration, les collaborateurs reçoivent une carte avec leur nom d’utilisateur et leur mot de passe QAD Redzone dès le premier jour et se voient attribuer un binome. Ils visitent l’installation, y compris les zones de production et la salle de pause, et rencontrent d’autres membres du personnel. Les nouvelles recrues utilisent ensuite QAD Redzone pour visionner une vidéo sur le processus d’intégration, qui fournit un accueil numérique, l’histoire de l’entreprise et des informations sur les processus de production.
De plus, chaque service dispose de son propre programme de formation numérique, avec des vidéos sur l’utilisation des équipements et des conseils et astuces à connaître. Le personnel crée ses propres documents, élargissant continuellement le référentiel de contenus de formation. Le personnel peut accéder à des formations à la demande, rafraîchir ses connaissances sur les processus clés ou apprendre différents domaines de la boulangerie.
« Ce que je préfère dans QAD Redzone, c’est le contenu que vous pouvez créer », explique Mme Shekar.
Le personnel est plus engagé, utilisant QAD Redzone pour capturer et partager des informations. Bien que la rétention reste un défi sur ce marché ultra-concurrentiel, Companion Baking a considérablement réduit les coûts de rotation du personnel, l’intégration et la formation numériques, grâce à QAD Redzone.
QAD Redzone a aidé Companion Baking à créer une culture d’amélioration continue avec un TRG et une productivité plus élevés, une meilleure qualité des produits et une main-d’œuvre très engagée.
Lorsqu’on lui demande comment elle décrirait QAD Redzone à une autre entreprise, Mme Shekar répond : « Choisissez le domaine sur lequel vous voulez le plus vous concentrer et faites-le passer au niveau supérieur. Pour notre entreprise, il s’agissait d’améliorer la communication, mais le bonus était d’augmenter la productivité. »
« QAD Redzone s’est associé à nous de manière importante, nous aidant à apporter des améliorations que nous ne savions même pas possibles », conclut Mme Shekar.
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