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Crear procesos operativos eficientes que se adapten al crecimiento del negocio.
Aplicó la Solución de Fuerza Laboral Conectada de QAD Redzone, instalando los cuatro módulos entre 2021 y 2022.
Taffy Town es una empresa de confitería de cuarta generación con sede en West Jordan, Utah. La empresa es famosa por sus caramelos de agua salada, disponibles en más de 80 sabores estándar y de temporada, que se envían a todo el mundo. Su personal, de 75 personas, incluye 60 empleados que trabajan en dos turnos a tiempo completo en tres departamentos. Los operadores cocinan los caramelos en dos departamentos, mientras que en el tercero montan y envuelven los productos para su envío.
Aunque la empresa tiene fuertes lazos familiares y emplea a hermanos y primos, los dirigentes de Taffy Town no dudan en romper con la tradición. Durante la pandemia, la empresa experimentó un continuo auge de ventas que puso a prueba los procesos de producción. Los plazos de entrega se duplicaron, triplicaron e incluso cuadruplicaron más allá de las normas históricas. Como resultado, el presidente y director general Jason Glade sabía que estaba perdiendo ventas.
«Una de las cosas importantes que me reveló la pandemia es que no podemos seguir haciendo las cosas como siempre y esperar que haya crecimiento», dijo Glade. «Aunque fabricamos productos de gran calidad, sentí que teníamos que volver al principio y decir: ‘¿Qué es lo que mejor sabemos hacer? ¿Dónde están nuestras deficiencias? ¿Qué tenemos que abordar para crecer como empresa?'»
Glade sabía que el camino a seguir era adoptar procesos de fabricación optimizados. Invitó a unos consultores a la planta para que evaluaran cómo podían ser más eficientes los equipos de producción. Una de las recomendaciones del equipo fue utilizar un software que permitiera a los empleados iniciar e impulsar mejoras en los procesos.
Glade y su equipo habían oído hablar de la Solución de Fuerza Laboral Conectada de QAD Redzone, pero querían hacer las diligencias debidas. Glade se puso en contacto con los responsables de Atkinson Candy Company, Eileen’s Candy Company, Guittard Chocolate Company y Palmer Candy Company. Le hablaron de sus éxitos al adoptar QAD Redzone, incluido el ahorro de costos y los nuevos ingresos que consiguieron con la solución.
«Le he dicho al equipo de ventas de QAD Redzone que sus clientes son los mejores vendedores. Hablando con mis compañeros, estaba claro que QAD Redzone cumplía todos los criterios que buscábamos para ser más eficientes y eficaces», dice Glade.
Taffy Town desplegó QAD Redzone en octubre de 2021 y nunca miró atrás. Taylor Windatt, Director Principal de Excelencia Operativa, trabajó con el equipo para instalar los tres primeros módulos, Productividad, Cumplimiento y Confiabilidad, mientras que el Director de alto nivel de Gestión de Productos de QAD Redzone, Blake Washington, encabezó la aplicación del módulo Aprendizaje.
«Taylor fue fundamental para ayudarnos a entender que QAD Redzone no es solo una solución de software: Es una herramienta para impulsar el cambio cultural, con transparencia, comunicación y herramientas que capaciten a cada trabajador», dice Glade.
Windatt trabajó con los líderes y equipos de Taffy Town para alcanzar cinco objetivos cuantificables estándar de la jornada optimizada durante un cierre de 90 días:
Taffy Town creó la fábrica visual instalando un televisor de techo en la planta de producción y iPads junto a todo el equipo de producción. Además, los colaboradores podían acceder a la aplicación QAD Redzone en sus teléfonos inteligentes. Estas herramientas permitían conocer en tiempo real las condiciones y anomalías de la producción y acceder a instrucciones de trabajo y herramientas como cuadros de mando, tablas de clasificación, medidas, problemas, alertas, chats, registros y blogs con contenidos resumidos sobre reuniones y foros. Anteriormente, el equipo de producción trabajaba con informes de 2-3 semanas de antigüedad, lo que suponía que los datos ya no eran relevantes para las condiciones de producción actuales. «Ahora, con los datos en tiempo real, podemos hacer cambios de inmediato», dice Glade.
Los colaboradores celebran juntas, reuniones operativas diarias y sesiones semanales de mejora del rendimiento, y utilizan los chats para intercambiar ideas sobre mejoras y compartir los éxitos de los cambios en los procesos.
Glade pensó que los empleados tardarían unas semanas en adoptar la tecnología. Sin embargo, en menos de 48 horas, los operadores compartían información sobre las series de producción, se saludaban mutuamente por sus buenas ideas, daban las gracias a los demás por preparar su turno para el éxito y tomaban otras medidas.
Según Glade, algunos empleados dudaron en adoptar QAD Redzone porque sabían que tendrían que cambiar su mentalidad y sus procesos de trabajo.
Uno de los adoptantes más reacios fue el jefe de mantenimiento, que dijo a Glade: «Cuando coloquemos esos iPads junto a todo el equipo, los operadores van a presentar sus quejas en tiempo real. Esto va a ser una pesadilla porque ya estamos saturados».
Antes, los operadores presentaban las solicitudes de mantenimiento en papel, que se clasificaban físicamente en el escritorio del gerente. Después, utilizaba una pizarra para enumerar las próximas reparaciones.
Ahora, con QAD Redzone, el equipo de mantenimiento puede ver, organizar y gestionar todas las actividades de mantenimiento en la aplicación. Los técnicos pueden reaccionar ante las primeras señales de alarma, detectando los problemas de los equipos antes de que se conviertan en reparaciones más serias. Además, los técnicos pueden utilizar los análisis para detectar incidencias repetidas, realizar análisis de causa raíz y resolver los problemas subyacentes. El equipo ha completado 775 actividades, reduciendo el tiempo de cierre de 16 a 2 días.
«Antes, teníamos equipos que dejábamos fuera de servicio mucho tiempo porque no podíamos diagnosticar el problema subyacente. Teníamos dos o tres averías al mes. Con QAD Redzone, no hemos tenido ningún tiempo de interrupción del equipo en los últimos tres meses», dice Glade.
¿Y el gerente de mantenimiento? Se convirtió en uno de los mayores admiradores de QAD Redzone cuando vio cómo la herramienta permitía a su equipo priorizar el trabajo y evitar reparaciones importantes. Además, su equipo puede completar el trabajo durante el día en lugar de acudir fuera de horario laboral para solucionar los problemas.
El equipo de mantenimiento y los operadores también tienen una mejor relación de trabajo porque colaboran en el diagnóstico de problemas y en la realización de reparaciones en lugar de acusarse mutuamente.
«Tenemos una lista completa de comprobaciones por las que pasan los operadores para autoevaluar los problemas. Así que eso se hace antes de que los técnicos de mantenimiento salgan a la planta. Y pueden revisar los datos de 5 Senses, identificar anomalías y arreglar las cosas con mayor rapidez».
Taffy Town centró la implementación inicial en su departamento de corte y envoltura porque tenía procesos atrasados, era fácil de comparar y las mejoras de los procesos aumentarían significativamente el rendimiento global. El departamento de corte y envoltura funcionaba con ocho líneas en ambos turnos.
Antes de QAD Redzone, el departamento de corte y envoltura promediaba un 45% de OEE. Después de 90 días de uso de QAD Redzone, el equipo consiguió un aumento de OEE de 40 puntos. Los responsables de Taffy Town y Windatt ayudaron al equipo a mejorar mostrándoles cuánto tiempo dedicaban a limpiar las máquinas, a cambiar los excedentes y a experimentar tiempos de inactividad de las máquinas para ver cómo mejorar los procesos. Los operadores realizaban una mejora tras otra, y la puntuación de OEE seguía aumentando cada semana.
«En nuestra empresa habíamos estado siempre entre el 40% y el 45% de OEE, sin saber que si hacíamos algunos cambios, podríamos aumentar la producción de la noche a la mañana», dijo Glade.
Después de nueve meses, la OEE alcanzó una mejora máxima del 48%. Como resultado de estas mejoras, Taffy Town está consiguiendo un mayor rendimiento y ha despachado más productos a tiempo. Además, los equipos han recibido formación transversal sobre nuevas responsabilidades, lo que proporciona a Taffy Town una mayor flexibilidad operativa.
Y con una mayor previsibilidad de la producción, Taffy Town ha ofrecido a los empleados una semana laboral de cuatro días, de la que disfrutan y que sirve como poderosa herramienta de contratación.
La preparación de auditorías también se ha simplificado. Como empresa alimentaria, Taffy Town contrata a terceros para que revise sus procesos y garantice que cumplen los reglamentos pertinentes.
Antes de aplicar QAD Redzone, los inspectores acudían a las instalaciones durante tres días y el gerente de control de calidad realizaba un seguimiento posterior con informes adicionales.
Ahora, el inspector solo necesita 1.5 días para revisar los procesos y los datos, porque el equipo de calidad puede proporcionar datos a pedido.
El último módulo que ha implantado Taffy Town ha sido el de Aprendizaje. Antes, el equipo de recursos humanos no podía ampliar la formación en papel ni medir su impacto. Además, algunos operadores manejaban sus equipos con más eficacia que otros, lo que indica un vacío de formación.
Como resultado, el equipo está rediseñando todos los procesos de capacitación en los diferentes departamentos para equipar a los colaboradores con las habilidades que necesitan para impulsar el negocio.
Glade afirma que también revisa los datos de formación para encontrar talentos de alto potencial a los que pueda ascender a puestos de jefe de producción o de departamento.
Glade afirma que aumentar la productividad con QAD Redzone le ha ayudado a evitar el gasto de CapEx que supondría abrir otra planta para gestionar el crecimiento del negocio.
«Creemos que podemos esperar otros 6-7 años para abrir una nueva planta porque QAD Redzone nos ofrece muchas formas diferentes de aumentar la eficiencia», dice Glade. «Podemos aprovechar nuestros activos actuales y utilizarlos mejor».
Los clientes responden favorablemente a las mejoras de los procesos. Los reclamos han disminuido en un 75%, y Taffy Town recibió recientemente una calificación A de un gran cliente gracias a un nivel de servicio del 99.92% para las SKUs nunca agotadas.
Los líderes de Taffy Town saben que el mercado de los mejores talentos es cada vez más competitivo. Por ello, se centran en crear una cultura corporativa atractiva que atraiga a los colaboradores y les haga querer quedarse y desarrollar carreras duraderas.
Glade afirma que aprecia que QAD Redzone haya dotado a su equipo de una identidad digital, lo que permite a los colaboradores aportar ideas fácilmente para resolver problemas en los departamentos de producción, mantenimiento y calidad.
Nuestros empleados son nuestro activo más valioso. Puedes invertir dinero en software y equipos, pero estos activos solo adquieren valor cuando tienes empleados que los utilizan. Por ello, siempre he intentado mantener a la gente aquí: desarrollando líderes desde dentro y ayudando a la gente a entender el valor que aportan para hacer funcionar nuestro negocio y mejorar nuestros procesos.
Jason Glade | Presidente y director general de Taffy Town
Glade también convierte las reuniones mensuales del ayuntamiento en una fiesta, con un banquete y una ruleta gigante que los empleados pueden hacer girar para ganar dinero. Si la empresa ha tenido un gran mes, todo el mundo puede tener una oportunidad en la ruleta, girando para ganar 5, 10, 20 o incluso 100 dólares. Glade lleva lentes de sol, pone música e incluso baila mientras presenta los actos y comparte los últimos datos de producción. Los empleados se animan y participan en la reunión en lugar de esconderse en un rincón, ignorar al presentador y centrarse en sus comidas.
Como resultado de la adopción de QAD Redzone, la rotación de personal ha disminuido en un 13%, y los empleados recomiendan a sus amigos y familiares para nuevos puestos cuando están disponibles.
Cuando se le pidió que describiera QAD Redzone a un colega, Glade dijo que es «un software que cambia la cultura y que facilitará el crecimiento de múltiples maneras: mejorando la eficiencia operativa, el desarrollo de los empleados y el compromiso». Dice que su característica favorita de la solución es que «da voz a los empleados y les permite hacerse oír en toda la organización».
Los resultados de Taffy Town con QAD Redzone son extraordinarios, se mire por donde se mire, y nuestros dirigentes tomaron nota. La empresa fue nombrada Planta del año 2023 en los Premios de la comunidad de QAD Redzone.
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