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Créer des processus opérationnels efficaces capables de s’adapter à la croissance de l’entreprise.
Déploiement de la solution de main-d’œuvre connectée QAD Redzone avec l’implémentation de ses quatre modules entre 2021 et 2022.
Taffy Town est une entreprise de confiserie familiale, active depuis quatre générations, située à West Jordan dans l’Utah. L’entreprise est réputée pour sa spécialité : le taffy au sel de mer, une sorte de caramel mou. Elle propose plus de 80 saveurs, allant des classiques aux saveurs de saison, et expédie ses produits dans le monde entier. La société compte 75 employés, dont 60 travaillent directement dans l’atelier, répartis en deux équipes à temps plein, et opérant au sein de trois services différents. Dans deux de ces départements, les opérateurs cuisent le taffy, tandis que le troisième gère l’assemblage et l’emballage des produits pour leur expédition.
Bien que l’entreprise soit profondément ancrée dans des traditions familiales, avec des frères, sœurs et cousins parmi le personnel, les dirigeants de Taffy Town n’hésitent pas à remettre en question les vieilles habitudes. Au cours de la pandémie, l’entreprise a connu un essor des ventes qui a mis à l’épreuve ses processus de production. Les délais ont doublé, triplé, voire quadruplé par rapport aux normes habituelles, entraînant une perte de ventes, comme l’a constaté Jason Glade, PDG.
« La pandémie m’a clairement fait comprendre que nous ne pouvions pas continuer à fonctionner comme avant si nous voulions croître », se souvient M. Glade. « Malgré la qualité de nos produits, j’ai senti que nous devions réfléchir sérieusement à des questions fondamentales : « Qu’est-ce que nous faisons le mieux ? Quelles sont nos faiblesses ? Sur quels aspects devons-nous travailler pour faire avancer l’entreprise ? »
Pour relever ces défis, M. Glade savait que l’adoption des procédés de production Lean était la voie à suivre. Il a donc invité des consultants à l’usine pour déterminer comment les équipes de production pouvaient améliorer leur efficacité. L’une des recommandations était de mettre en place un logiciel permettant aux employés de suggérer et de réaliser des améliorations de processus.
M. Glade et son équipe avaient entendu parler de QAD Redzone, solution de main-d’œuvre connectée, mais il souhaitait réaliser une évaluation approfondie. Ils ont donc contacté les dirigeants de Atkinson Candy Company, Eileen’s Candy Company, Guittard Chocolate Company et Palmer Candy Company. Ils ont évoqué leurs réussites après avoir adopté QAD Redzone, notamment en matière d’économies réalisées et de nouveaux revenus dégagés grâce à la solution.
« J’ai expliqué à l’équipe commerciale de QAD Redzone que leurs clients sont aussi leurs meilleurs vendeurs. Après avoir échangé avec mes homologues du secteur, il est devenu évident que QAD Redzone répondait parfaitement à nos critères pour améliorer notre efficacité », précise M. Glade.
Taffy Town a déployé QAD Redzone en octobre 2021 et n’a jamais regretté ce choix. Taylor Windatt, coach principal en excellence opérationnelle, a collaboré avec l’équipe pour mettre en place les trois premiers modules : Productivité, Conformité et Fiabilité. Parallèlement, Blake Washington, directeur principal de la gestion des produits chez QAD Redzone, a supervisé la mise en œuvre des outils de formation.
Taylor a joué un rôle en nous montrant que QAD Redzone ne se limite pas à être une simple solution logicielle : c’est un outil puissant qui permet d’opérer un véritable changement de culture, en favorisant la transparence et la communication, tout en dotant chaque employé des moyens nécessaires pour s’impliquer pleinement », poursuit M. Glade.
M. Windatt a collaboré avec les dirigeants et les équipes de Taffy Town pour atteindre cinq objectifs mesurables et standardisés de l’approche Lean au cours d’une phase intensive de 90 jours :
Taffy Town a mise en place une usine visuelle installant un écran suspendu au plafond de l’atelier et en plaçant des iPads à proximité de chaque équipement de production. Par ailleurs, le personnel a accès à l’application QAD Redzone depuis leurs smartphones. Ces outils permettaient une vue en temps réel des conditions de production et des anomalies, ainsi qu’un accès aux procédures de travail et à divers outils comme des tableaux de bord, des classements, des actions, des problèmes, des alertes, des discussions, des journaux et des blogs avec un résumé des réunions et des forums. Auparavant, l’équipe de production utilisait des rapports datant de 2 à 3 semaines, ce qui signifiait que les données n’étaient pas à jour et ne correspondaient pas aux conditions de production du moment. « Aujourd’hui, grâce aux données en temps réel, nous pouvons ajuster les opérations en fonction des informations disponibles », explique M. Glade.
Le personnel organise des réunions opérationnelles quotidiennes et des sessions hebdomadaires pour améliorer les performances. Il utilise également les discussions en ligne pour réfléchir aux améliorations et partager les résultats positifs des changements apportés aux processus.
M. Glade s’attendait à ce que les employés mettent quelques semaines à adopter cette technologie. Cependant, après seulement 48 heures, les opérateurs échangeaient déjà des informations sur les cycles de production, se félicitaient mutuellement pour leurs bonnes idées, remerciaient leurs collègues pour avoir préparé leur poste de travail et prenaient diverses initiatives.
Selon M. Glade, certains membres du personnel ont montré des réticences à adopter QAD Redzone, conscients qu’ils devraient changer leur état d’esprit et leurs méthodes de travail.
L’un des plus sceptiques était le responsable de la maintenance, qui a confié à M. Glade : « En plaçant ces iPads à côté de chaque équipement, les opérateurs vont faire part de leurs plaintes en temps réel. Cela va devenir un véritable casse-tête, car nous sommes déjà débordés. »
Avant l’utilisation de QAD Redzone, les opérateurs faisaient des demandes de maintenance sur papier. Ces demandes étaient ensuite triées manuellement sur le bureau du responsable, qui les affichaient ensuite sur un tableau blanc pour organiser les réparations à planifier.
Désormais, avec QAD Redzone, l’équipe de maintenance a la possibilité de consulter, d’organiser et de gérer l’ensemble des activités de maintenance directement depuis l’application. Les techniciens peuvent ainsi réagir dès les premiers signes avant-coureurs et détecter les problèmes d’équipement avant qu’ils n’entraînent des réparations plus importantes. De plus, ils peuvent analyser les données pour identifier les tickets récurrents, réaliser des analyses des causes profondes et résoudre les problèmes sous-jacents. Grâce à cette approche, l’équipe a traité 775 demandes, réduisant le délai de clôture de 16 jours à seulement deux jours.
« Auparavant, nous devions mettre certains équipements hors service pour une longue période, car nous ne parvenions pas à identifier le problème sous-jacent. Nous faisions face à deux ou trois pannes par mois. Grâce à QAD Redzone, nous n’avons connu aucun arrêt d’équipement au cours des trois derniers mois », se réjouit M. Glade.
Quant au responsable de la maintenance, il est devenu un fervent adepte de QAD Redzone après avoir constaté les bénéfices de l’outil pour son équipe, notamment la hiérarchisation des tâches et la réduction du nombre de réparations importantes. De plus, son équipe peut désormais terminer ses tâches pendant les heures de travail, plutôt que de devoir revenir après leurs horaires habituels.
La relation entre l’équipe de maintenance et les opérateurs s’est également améliorée, car ils travaillent ensemble pour diagnostiquer les problèmes et effectuer les réparations, plutôt que de se rejeter la faute mutuellement.
« Nous avons établi une liste complète de vérifications que les opérateurs réalisent pour évaluer par eux-mêmes les problèmes. Ainsi, tout est préparé avec l’intervention des techniciens de maintenance, qui peuvent ensuite analyser les données basées sur les cinq sens, identifier les anomalies et résoudre les problèmes plus rapidement.
Taffy Town a décidé de concentrer le déploiement initial sur son service de découpe et d’emballage en raison de la faiblesse de ses processus, de leur facilité d’évaluation et des bénéfices importants que les améliorations pouvaient apporter au rendement global. Ce service fonctionnait avec huit lignes de production réparties sur deux équipes.
Avant d’utiliser QAD Redzone, le service découpe et emballage affichait un TRS moyen de 45 %. Après 90 jours d’utilisation, l’équipe a enregistré une augmentation du TRS de 40 points. Les dirigeants de Taffy Town, en collaboration avec M. Windatt, ont aidé l’équipe à améliorer ses performances et à identifier des pistes d’amélioration en leur montrant combien de temps était consacré au nettoyage des machines, à la gestion des changements de production et aux temps d’arrêt des équipements. À mesure que les opérateurs mettaient œuvre ces améliorations successives, le TRS augmentait de semaine en semaine.
« Nous étions bloqué depuis longtemps à un TRS oscillant entre 40 % à 45 % dans notre entreprise, sans savoir que quelques ajustements pouvaient nous permettre d’augmenter la production presque instantanément », affirme M. Glade.
Après neuf mois, l’amélioration de notre TRS a atteint un pic de 48 %. Grâce à ces améliorations, Taffy Town a augmenté sa production et expédie désormais davantage de produits dans le respect des délais. De plus, les équipes ont été formées à de nouvelles responsabilités, ce qui offre à l’entreprise une plus grande flexibilité opérationnelle.
Avec une meilleure prévisibilité de la production, Taffy Town a instauré la semaine de quatre jours pour ses employés, une initiative plébiscitée qui est devenue un atout majeur en matière de recrutement.
La préparation des audits s’est également nettement simplifiée. En tant qu’entreprise agroalimentaire, Taffy Town fait appel à un organisme tiers pour inspecter ses processus et garantir leur conformité aux réglementations en vigueur.
Avant le déploiement de QAD Redzone, les inspecteurs passaient trois jours sur site. Le responsable de l’assurance qualité devait ensuite fournir des rapports complémentaires.
Désormais, l’inspecteur ne consacre plus qu’une journée et demie pour examiner les processus et les données, car l’équipe qualité peut fournir les données en temps réel.
Le dernier module déployé par Taffy Town est le module Formation. Avant ce déploiement, l’équipe des ressources humaines ne parvenait pas à généraliser les formations sur papier ni à en évaluer l’efficacité. De plus, les différences de performance dans l’utilisation des équipements entre les opérateurs ont révélé des lacunes dans la formation.
Ainsi, l’équipe réorganise l’ensemble des processus liés à la formation dans les différents services pour permettre aux membres du personnel d’acquérir les compétences nécessaires à la croissance de l’entreprise.
M. Glade précise également qu’il analyse les données de formation pour identifier des talents à fort potentiel et susceptibles d’évoluer vers des postes de chef de production ou de chef de service.
Selon M. Glade, l’augmentation de la productivité permise par QAD Redzone lui a évité de devoir investir dans l’ouverture d’une nouvelle usine pour faire face à la croissance de l’entreprise.
« Grâce aux nombreuses méthodes proposées par QAD Redzone pour améliorer l’efficacité, nous estimons pouvoir repousser l’ouverture d’une nouvelle installation de 6 à 7 ans », explique M. Glade. « Nous pouvons mieux exploiter nos actifs actuels. »
Les clients accueillent positivement les améliorations apportées aux processus. Les plaintes ont chuté de 75 % et Taffy Town a récemment obtenu la note de A de la part d’un client important, grâce à un niveau de service de 99,92 % pour les références toujours disponibles.
Les dirigeants de Taffy Town sont conscients que la concurrence pour attirer les meilleurs talents s’intensifie constamment. Ils mettent donc l’accent sur la valorisation d’une culture d’entreprise attrayante, qui non seulement attire des candidats, mais les incite également à s’investir sur le long terme et à construire des carrières durables.
M. Glade apprécie particulièrement l’identité numérique fournie par QAD Redzone à son équipe. Elle facilite notamment la participation du personnel à la résolution des problèmes dans les services de production, de maintenance et de qualité.
Notre personnel représente notre atout le plus précieux. Investir dans des logiciels et du matériel est important, mais ces investissements ne créent de la valeur que s’ils sont utilisés par des employés. C’est pourquoi j’ai toujours veiller à fidéliser nos talents en formant des leaders en interne et en les aidant à reconnaître la valeur de leur contribution au fonctionnement de l’entreprise et à l’amélioration de nos processus. »
Jason Glade | PDG, Taffy Town
M. Glade transforme également les réunions mensuelles en événements festifs en organisant des déjeuners et en installant une grande roue que les employés peuvent faire tourner pour gagner de l’argent. Si l’entreprise a connu un mois exceptionnel, chaque membre du personnel a la possibilité de remporter 5, 10, 20 ou même 100 dollars. Lors de ces événements, M. Glade présente les dernières données de production dans une ambiance festive, en portant des lunettes de soleil, en diffusant de la musique et en dansant. Les employés y participent avec enthousiasme et ne se contente pas de rester dans un coin ou de se concentrer uniquement sur leurs repas.
Grâce à l’adoption de QAD Redzone, le taux de rotation du personnel a diminué de 13 % et nos collaborateurs recommandent leurs amis et leur famille dès que des postes sont disponibles.
Interrogé sur la manière dont il décrirait QAD Redzone à un homologue, M. Glade évoque « un logiciel qui révolutionne la culture d’entreprise et qui stimule la croissance de plusieurs manières, en améliorant notamment l’efficacité opérationnelle, le développement des employés et leur engagement ». Selon lui, sa fonctionnalité préférée est celle qui « donne la parole aux membres du personnel et leur permet d’être entendus à l’échelle de l’entreprise ».
Les résultats de Taffy Town avec QAD Redzone sont exceptionnels sous tous les aspects, et cela n’a pas échappé à nos dirigeants. L’entreprise a d’ailleurs été désignée Usine de l’année 2023 lors des QAD Redzone Community Awards.
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