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Mejorar el control de procesos de una panadería artesanal que elabora una amplia gama de productos que abarca 320 unidades de almacenamiento (SKU).
Aplicó la Solución de Fuerza Laboral Conectada de QAD Redzone y trabajó con un asesor para desplegar los cuatro módulos entre 2021 y 2022.
Companion Baking Co. es una panificadora líder ubicada en St. Louis, Misuri. La empresa elabora pan y repostería dentro de sus instalaciones de 45 000 pies cuadrados, vende productos frescos al por mayor, los transporta a restaurantes y tiendas de comestibles artesanales del área y envía pan congelado a otros lugares. Además, la panadería opera una cafetería en la que vende sus productos. Más de 80 empleados trabajan en la empresa, incluidos 65 trabajadores de primera línea.
Companion Baking se destaca por su investigación y desarrollo, la personalización de productos y la producción en lotes más pequeños para satisfacer las necesidades de los clientes. “Servimos a nuestros clientes y producimos lo que quieren”, explica Suman Shekar, gerente de Operaciones. Los nuevos empleados reciben capacitación sobre las recetas y los procesos de elaboración del pan de la empresa en unas instalaciones bien iluminadas. El equipo de panadería utiliza procesos semiautomatizados, incluidas batidoras grandes, para hacer la masa, y trabaja en cuatro líneas de división de pan y una de repostería. Los panes y repostería se cocinan en 10 hornos de rejilla y dos hornos de pisos.
La Sra. Shekar se unió a Companion Baking en 2016 y tenía la responsabilidad de mejorar la eficiencia operativa. Vio la Solución de Fuerza Laboral Conectada de QAD Redzone en acción en un evento para clientes y le entusiasmó la funcionalidad, incluidas las herramientas de comunicación para los colaboradores y los procesos de cumplimiento digital. Pensó: “¿Por qué aún no tenemos esto?”. Sin embargo, la Sra. Shekar se dio cuenta de que Companion Baking no estaba preparada para aplicar la solución: la empresa debía primero simplificar la documentación de sus procesos.
Para sentar una base sólida, la Sra. Shekar realizó estudios de tiempo en las 320 SKUs. Su objetivo era comprender cuánto tiempo tardaba cada proyecto y tarea en completarse. La Sra. Shekar se reunió posteriormente con el equipo de QAD Redzone para conocer más sobre su solución y determinar si podía surgir alguna alianza. Mientras que muchos fabricantes se centran en mejorar la OEE, a la Sra. Shekar le interesaba más optimizar las actividades relacionadas con las SKUs. Además, quería saber si QAD Redzone podía proporcionar las funciones clave que solicitaba el equipo de panadería.
“Todos los panaderos dijeron que les gustaría tener algún tipo de comunicación digital sobre el horario, tanto si están atrasados como si están a tiempo o si les está yendo bien en el día”, explicó la Sra. Shekar. “Nuestro equipo de panadería no tenía información del flujo de procesos de cada día y de si tendrían que hacer ajustes y quedarse hasta tarde para terminar el trabajo. Como resultado, todos los días eran una sorpresa”.
Los responsables de Companion Baking también se reunieron con otros proveedores, pero se dieron cuenta de que les cobrarían por cada actualización de funcionalidad. En cambio, el equipo de QAD Redzone demostró su disposición a adaptar la solución a las necesidades de Companion Baking.
La Sra. Shekar mencionó que ella le habló a un proveedor, una empresa de desarrollo de software, de las capacidades de QAD Redzone. “Dijimos que QAD Redzone tiene herramientas de comunicación como chats y juntas, y documentación digital. Y el vendedor dijo: “No deben contratarnos a nosotros; deben trabajar con ellos”. Pienso que fue bueno escucharlo y nos confirmó que íbamos por buen camino”.
Los responsables de la panadería decidieron proseguir con el módulo de Productividad de QAD Redzone en 2017.
Los asesores de QAD Redzone trabajaron con el equipo de Companion Baking para alcanzar cinco objetivos estándar cuantificables de la jornada ajustada durante un cierre de 90 días:
Companion Baking comenzó conectando los equipos clave, como las máquinas divisoras y las empaquetadoras, con sensores. El siguiente paso fue otorgar a sus trabajadores de primera línea una identidad digital y permitirles comunicarse, realizar un seguimiento e introducir datos. Con este fin, QAD Redzone ayudó a la empresa a comprar e instalar tabletas mejoradas específicamente para afrontar el exigente entorno de una fábrica.
El proceso de transformación digital planteó varios desafíos. Al principio, los miembros del equipo se mostraron algo reacios a adoptar QAD Redzone, porque les parecía que era complicado utilizarlo. El equipo de producción evolucionaba de un entorno con procesos no documentados a uno en el que se esperaba que captara datos a lo largo del ciclo de elaboración del pan.
La Sra. Shekar trabajó con dos de las batidoras principales de la empresa para explicar los objetivos de la captura de datos de QAD Redzone. Durante la reunión, las batidoras facilitaron detalles sobre cómo simplificar el proceso para reflejar mejor las condiciones de producción.
Los miembros del equipo comenzaron a usar el sistema y a recomendar más procesos para capturar.
La aceptación del equipo ayudó a impulsar un rápido aumento de la productividad: La OEE aumentó un 30% en solo dos meses. A los seis meses, aumentó a un 60%. “Ahora, en el día a día, está en un 80% y más”, menciona la Sra. Shekar.
Con el aumento de la participación y los importantes resultados empresariales, el equipo de responsables de Companion Baking decidió instalar los demás módulos de QAD Redzone: Cumplimiento, Confiabilidad y Aprendizaje.
El cumplimiento fue el siguiente desafío. “No hacíamos informes en tiempo real”, cuenta la Sra. Shekar. “Parecía que no existía trazabilidad. Sabíamos que debíamos mejorar”.
Los procesos digitales de QAD Redzone transformaron los procedimientos de cumplimiento de la empresa. La Sra. Shekar declaró que el ánimo mejoró con el módulo de Cumplimiento. “Todos estaban de acuerdo con el uso de QAD Redzone cuando lanzamos el Cumplimiento y empezaron a preguntarnos si podíamos crear verificaciones para distintos procesos. Eso fue lo mejor”. Nuestros equipos de higiene y ventas comenzaron a usarlo. El equipo de ventas registraba las hojas de datos a medida que recorría las tiendas de comestibles con los clientes y decía: “Muy bien, cumplimos al 98%”.
Ahora, la empresa realiza recorridos mensuales por la panadería y verificaciones continuas de la temperatura de la masa y de los códigos de barras, en cumplimiento de la Ley sobre la Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA). Gracias a ello, el equipo de Companion Baking puede ahora realizar un simulacro de retirada en solo 30 minutos, mucho más rápido que las dos horas que tardaba antes.
“Nuestro éxito radica en que ahora podemos hacer muchas más verificaciones que antes”, afirma la Sra. Shekar.
La empresa ha disminuido la cantidad de quejas de los clientes de un promedio de siete a solo cuatro por mes. Además, las quejas suelen ser sobre cuestiones de menor nivel, sobre la coloración del producto o el corte del pan, y no sobre la seguridad alimentaria.
Los procesos de cumplimiento sin papel mejoraron aún más el ánimo, ya que los empleados se dieron cuenta de que ahora podían anticipar cuándo la masa estaría lista para hornear. Con los datos almacenados en QAD Redzone, los empleados sabían que, si la masa estaba dentro de un determinado margen de temperatura, podían predecir cuándo estaría lista para dividirla, realizar la segunda fermentación y hornearla. De esta forma, los panaderos podían controlar mejor sus horarios, ya que sabían que podían salir en 8.5 horas en lugar de quedarse 1.5 horas más esperando a que subiera la masa. Así, los panaderos han conseguido el ansiado equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Además, la empresa ha aprovechado el aumento de la transparencia de los datos sobre la temperatura de la masa para elaborar más productos y reducir los desperdicios. Companion Baking ha aumentado su tasa de cumplimiento del 96% al 99.5%, una métrica que comparte públicamente y que genera credibilidad entre los clientes.
Antes de desplegar QAD Redzone, la empresa alcanzaba pérdidas de rendimiento del 25%. Con los datos de QAD Redzone y los nuevos equipos, redujo las pérdidas de rendimiento a un 3%. Además, la empresa ha reducido los desperdicios en vertederos en un 92%, lo que mejora la sostenibilidad del negocio y reduce los costos.
“Nos dimos cuenta de que nuestro problema eran los desechos”, menciona la Sra. Shekar. “Volvíamos a hacer la masa una y otra vez porque no conseguíamos el rendimiento correcto. Eso provocaba problemas para nuestra empresa de desperdicios. Ahora, hemos cambiado nuestro compactador por un compostador, reciclamos y solo generamos una pequeña cantidad de desechos”.
La empresa ha creado una nueva métrica denominada eficiencia de la basura, que consiste en dividir las ventas totales por los kilos de desechos generados. En los últimos seis años, la métrica se ha disparado de un mínimo de $6 hasta un máximo de $26. La Sra. Shekar afirma que la métrica permite tener una visión clara de la calidad de los productos, la eficacia de la producción y el rendimiento de la empresa.
Tras obtener unos resultados excepcionales en el cumplimiento, el equipo estaba muy motivado para desplegar el módulo de Confiabilidad de QAD Redzone.
Antes, la Sra. Shekar utilizaba un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para gestionar todas las órdenes de trabajo de mantenimiento de los equipos. Aunque los panaderos podían enviar solicitudes, pocos lo hacían, ya que el software era demasiado complicado.
La Sra. Shekar llevó a un técnico de mantenimiento a una demostración en las instalaciones de un cliente para que viera el módulo de Confiabilidad de QAD Redzone en acción, pero pensó que era demasiado costoso para su planta más pequeña. Luego, a principios de la pandemia, una de las batidoras grandes de la empresa dejó de funcionar por tres semanas, lo que costó a la empresa 20 000 libras perdidas de masa que se podría haber convertido en productos y vendido.
“Era mucha pérdida para nosotros,” dijo la Sra. Shekar. “Rápidamente nos dimos cuenta de que podíamos haber evitado ese fallo. Nuestros panaderos nos dijeron que oyeron un ruido extraño, pero esa información no llegó al equipo de mantenimiento”.
Con QAD Redzone, los equipos de producción pueden tomar una fotografía o grabar un video de un equipo que presente algún problema y enviarlo automáticamente a mantenimiento para su revisión. El coordinador de confiabilidad recibe todos los “síntomas”, los revisa a lo largo del día y envía los elementos al equipo de mantenimiento para que apruebe o rechace las solicitudes.
“Nuestros panaderos ponen los nuevos problemas que observan y nosotros los revisamos todos los días. Si notan que algo está ligeramente desajustado, podemos arreglarlo y evitar una catástrofe, como el accidente de la batidora grande”, mencionó la Sra. Shekar. “Hemos evitado muchos de esos errores, porque ahora todos agarran sus iPads y graban videos”.
Companion Baking finalizó su aplicación de QAD Redzone con el módulo de Aprendizaje, que se desplegó en 2022.
“El módulo de Aprendizaje llegó en el mejor momento”, declara la Sra. Shekar. La empresa quería aprovechar la experiencia y los conocimientos del equipo y reducir los costos de contratación y capacitación de nuevo personal.
Lo primero que hizo Companion Baking fue rediseñar su programa de incorporación en respuesta a los comentarios de los empleados de que el aprendizaje de nuevos procesos los intimidaba y les hacía preguntarse si debían quedarse o marcharse.
Con el nuevo programa de incorporación, a los empleados se les proporciona una tarjeta con su nombre de usuario y contraseña de QAD Redzone el primer día y se les asigna un compañero. Realizan un recorrido por las instalaciones, incluidas las áreas de producción y la sala de descanso, y se reúnen con el resto del personal. Los recién contratados utilizan QAD Redzone para ver un video de incorporación, en el que se presenta una bienvenida digital, la historia de la empresa e información sobre los procesos de producción.
Por otra parte, cada departamento tiene su propio programa de capacitación digital, con videos sobre el manejo de los equipos y consejos y trucos que se deben conocer. Los colaboradores crean sus propios materiales y amplían continuamente el repositorio de contenidos de capacitación. El personal puede acceder a capacitaciones bajo demanda para actualizar sus conocimientos sobre procesos clave o aprender otras áreas de la panadería.
“Mi función favorita de QAD Redzone es el contenido que se puede crear”, cuenta la Sra. Shekar.
Los colaboradores participan más y utilizan QAD Redzone para capturar y compartir perspectivas. Aunque la retención sigue siendo un desafío en este mercado ultracompetitivo, Companion Baking ha reducido significativamente los costos de rotación mediante la incorporación digital y el aprendizaje, gracias a QAD Redzone.
AD Redzone ha ayudado a Companion Baking a crear una cultura de mejora continua con la OEE y productividad superiores, mayor calidad del producto y un personal muy comprometido.
Cuando le preguntamos cómo describiría QAD Redzone a otra organización, la Sra. Shekar dijo: “Elige el área en la que más quieras centrarte y llévala al siguiente nivel. En el caso de nuestra empresa, el objetivo era mejorar la comunicación, pero el beneficio extra fue aumentar la productividad”.
La Sra. Shekar concluye así: “QAD Redzone ha colaborado con nosotros de maneras importantes y nos ha ayudado a realizar mejoras que ni siquiera sabíamos que eran posibles”.
