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Comprender y gestionar los conocimientos tribales

John Ponte

El conocimiento tribal es la columna vertebral de muchas organizaciones manufactureras e industriales, pero a menudo pasa desapercibido hasta que corre el riesgo de perderse. Preservar este conocimiento es esencial para mantener la continuidad operativa y garantizar el éxito a largo plazo. Exploremos qué es el conocimiento tribal, por qué es importante y cómo aprovechar e institucionalizar eficazmente este recurso inestimable.

¿Qué es el Conocimiento Tribal?

El conocimiento tribal se refiere a las ideas, habilidades y experiencia no escritas que los empleados acumulan a lo largo del tiempo y que a menudo comparten informalmente a través de interacciones personales o experiencias prácticas. A diferencia de los materiales de formación formales o los manuales operativos, el conocimiento tribal vive en la mente de los trabajadores experimentados, lo que lo convierte en un recurso tan valioso como frágil. Esta información es crucial para las operaciones cotidianas, pero por lo general permanece indocumentada e inaccesible para la organización en general.

La importancia del conocimiento tribal

El valor del conocimiento tribal reside en su capacidad para mantener la continuidad operativa y optimizar los procesos. Capta los matices y las mejores prácticas que no suelen encontrarse en la documentación oficial, pero que son vitales para la resolución de problemas, la innovación y la eficacia. Las organizaciones que aprovechan eficazmente el conocimiento tribal pueden reducir los errores, acortar los tiempos de incorporación y mejorar la productividad. Piensa en él como un activo que tiende un puente entre la teoría y la práctica.

Desafíos del conocimiento tribal

Uno de los mayores retos del conocimiento tribal es su naturaleza indocumentada. Cuando los empleados se marchan -ya sea por jubilación, cambios de trabajo o circunstancias imprevistas- sus conocimientos suelen irse con ellos, creando lagunas en las operaciones. Además, identificar, captar y difundir estos conocimientos puede llevar mucho tiempo.

Pasos para documentar los conocimientos tribales

Documentar el conocimiento tribal es esencial para preservar los conocimientos críticos y garantizar que sean accesibles a toda la organización. He aquí cómo hacerlo:

Identificar a los poseedores de conocimientos clave

El primer paso para preservar el conocimiento tribal es identificar a los empleados que poseen conocimientos críticos. Empieza por consultar a los directores y jefes de equipo para identificar a las personas cuya experiencia es fundamental para las operaciones diarias. Las entrevistas y la observación en el taller pueden ayudar a descubrir a los líderes informales, aquellos que pueden no tener un título pero en los que se confía por sus profundos conocimientos. La observación y la evaluación de habilidades también pueden revelar líderes informales cuya experiencia es indispensable.

Realización de entrevistas y sesiones de intercambio de conocimientos

Una vez identificados los poseedores de conocimientos, el siguiente paso es extraer sus puntos de vista mediante entrevistas estructuradas y sesiones de intercambio de conocimientos. Utiliza preguntas abiertas para animarles a explicar procesos, dar consejos y compartir métodos de resolución de problemas en detalle. Los talleres de grupo y las sesiones de colaboración pueden ser eficaces para recopilar conocimientos, fomentando al mismo tiempo un entorno de comunicación abierta y aprendizaje mutuo.

Técnicas de documentación eficaces

El último paso es documentar el conocimiento tribal de forma que esté organizado y sea fácilmente recuperable. Utiliza marcos estructurados, como guías paso a paso o plantillas, para garantizar la coherencia. Las grabaciones de vídeo, los diagramas de flujo de los procesos y los repositorios digitales centralizados hacen que la información sea accesible y útil para un público amplio. Esto garantiza que el conocimiento tribal se conserve, sea procesable y constituya un activo continuo para la organización.

Efecto de la escasez de mano de obra en la gestión del conocimiento tribal

La actual escasez de mano de obra y la reducida permanencia de los trabajadores plantean serios retos para retener el conocimiento tribal. Como los empleados permanecen en sus puestos durante periodos más cortos, tienen menos tiempo para acumular, perfeccionar o compartir sus conocimientos con los demás. Los bajos niveles de compromiso agravan el problema, porque los trabajadores poco comprometidos tienen menos probabilidades de participar en iniciativas de intercambio de conocimientos. Por eso es fundamental que las organizaciones implanten sistemas y procesos que puedan captar y conservar rápidamente conocimientos valiosos antes de que se pierdan por la rotación.

Métodos para Institucionalizar el Conocimiento Tribal

Convertir el conocimiento tribal en conocimiento institucional garantiza que la experiencia crítica se convierta en un activo organizativo duradero. Aprovechando una combinación de enfoques tradicionales y tecnología moderna, las empresas pueden captar, preservar y compartir este conocimiento de forma eficaz.

Documentación tradicional y programas de formación

Los enfoques tradicionales, como los manuales escritos, los programas de formación estructurados y la tutoría, son fundamentales para preservar e institucionalizar el conocimiento tribal. Son una forma clara y tangible de transferir conocimientos entre empleados y entre equipos. Sin embargo, su creación puede requerir mucho tiempo y su actualización puede ser un reto, sobre todo en entornos de ritmo rápido. A pesar de estos retos, combinar estos métodos tradicionales con actualizaciones periódicas y revisiones constantes garantiza su relevancia y eficacia a la hora de captar conocimientos críticos.

El papel del liderazgo en la preservación del conocimiento

El liderazgo es esencial para impulsar los esfuerzos por aprovechar el conocimiento tribal. Fomentar la comunicación abierta, valorar la experiencia de los empleados y participar activamente en los esfuerzos de documentación demuestran el compromiso de salvaguardar el conocimiento de la organización. El compromiso de la dirección marca la pauta de una cultura de colaboración en la que se acepta el intercambio de conocimientos.

Desplegar una estrategia de trabajadores conectados digitalmente

Utilizando tecnologías como dispositivos IoT, herramientas de recopilación de datos en tiempo real y plataformas de comunicación móvil, las organizaciones pueden captar y difundir automáticamente conocimientos críticos. Estas estrategias hacen que la información sea accesible a todos los empleados y garantizan que los conocimientos se actualicen continuamente y se integren a la perfección en los flujos de trabajo. Los sistemas conectados digitalmente ayudan a salvar las distancias entre los trabajadores, fomentando una colaboración más eficaz y la continuidad operativa.

gestor que utiliza el trabajo estándar del líder para mejorar la eficacia y la cultura

Crear una cultura de intercambio de conocimientos

Cultivar una cultura de intercambio de conocimientos es clave para institucionalizar el conocimiento tribal. Fomentar la comunicación abierta, reconocer y recompensar a los empleados por sus contribuciones e integrar el intercambio de conocimientos en las evaluaciones del rendimiento puede ayudar a integrar este comportamiento en el tejido organizativo. Proporcionar plataformas para la colaboración, como reuniones periódicas de equipo o espacios digitales compartidos, garantiza que los empleados tengan las herramientas y las oportunidades para intercambiar ideas.

Integración del Conocimiento Tribal Ejemplos y Casos Prácticos Reales

Las organizaciones que aprovechan las soluciones de Redzone han transformado eficazmente su enfoque de la gestión del conocimiento tribal, lo que ha dado lugar a importantes mejoras operativas.

Por ejemplo, Taffy Town, un fabricante de golosinas, se enfrentaba a retos con procesos no documentados y lagunas en los conocimientos de los empleados. Al implantar las soluciones de mano de obra conectada de Redzone, digitalizaron los flujos de trabajo y facilitaron la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo. Este enfoque no sólo preservó los conocimientos operativos críticos, sino que también mejoró la productividad y la eficacia en toda la planta.

Del mismo modo, Vytalogy Wellness, un fabricante de nutracéuticos, utilizó Redzone para adoptar el conocimiento tribal. A través de la plataforma de Redzone, documentaron los procedimientos esenciales y fomentaron una cultura de mejora continua. Esta iniciativa permitió agilizar las operaciones y conseguir una plantilla más comprometida.

Cómo puede ayudar Redzone

Las soluciones de Redzone están diseñadas para transformar el conocimiento tribal en conocimiento institucional utilizando herramientas innovadoras que agilizan los procesos, mejoran la colaboración y proporcionan una mayor visibilidad operativa.

Agiliza la incorporación y la formación

Las herramientas de aprendizaje de Redzone simplifican y aceleran la incorporación, facilitando el acceso al conocimiento tribal a los nuevos empleados. Mediante videotutoriales, flujos de trabajo digitales paso a paso y guías en tiempo real, los nuevos empleados pueden adquirir rápidamente los conocimientos necesarios para destacar en sus funciones. Este enfoque reduce el tiempo de formación y garantiza que los empleados estén preparados para satisfacer las cambiantes demandas operativas.

Colaboración para un mayor intercambio de conocimientos

La colaboración es clave para transformar el conocimiento tribal en un activo organizativo, y las funciones de comunicación de Redzone lo hacen posible. Estas herramientas permiten a los empleados contribuir fácilmente a los recursos compartidos y acceder a ellos, rompiendo silos y fomentando una plantilla más conectada. Los líderes también pueden utilizar estas funciones para identificar lagunas de conocimiento y asegurarse de que las ideas están documentadas y son accesibles para todos.

Visibilidad del proceso

Los tableros visuales de Redzone proporcionan transparencia en tiempo real en todas las fases del proceso de fabricación. Al ofrecer una visión clara de los flujos de trabajo y los datos operativos, estos tableros facultan a las partes interesadas para tomar decisiones informadas y garantizan que se capturen y compartan los conocimientos no documentados. Este nivel de visibilidad convierte el conocimiento tácito en inteligencia procesable, creando una base para la mejora continua y la excelencia operativa.

Conclusión

El conocimiento tribal es la savia del éxito organizativo, pero sin esfuerzos deliberados para captarlo e institucionalizarlo, puede esfumarse fácilmente. Comprendiendo su importancia, afrontando los retos y empleando estrategias procesables, las organizaciones pueden salvaguardar sus operaciones para el futuro.
Con Redzone, convertir el conocimiento tribal en una ventaja estratégica es más sencillo, rápido y eficaz que nunca. Reserva una demostración hoy mismo para ver cómo podemos ayudar a tu organización a prosperar.

John Ponte, Senior Director of Growth Marketing

John Ponte John is QAD Redzone’s Senior Director of Growth Marketing and brings a background of over 20 years in B2B Software. He is responsible for setting the growth strategy and driving global demand generation strategies to boost pipeline, new customer acquisition, and create expansion opportunities. When John’s not tracking Marketing and business targets, you can find him playing tennis, and even officiating as a national umpire and referee, working with local charities he supports, and enjoying time with family.

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